会社のメールを、別のレンタルサーバーへ移す作業をしました。利用者は29人、メールの総量は17GB。切り替えそのものは、朝9時から1時間ほどで終わります。
本当の仕事は、そのあとに始まりました。
切り替えから2日後、窓口の担当者の方を通して、社内から申告が届きます。
- 移行してから迷惑メールが増えた
- 取引先から「あなたのアドレスで迷惑メールが届いている」と言われた
- ホームページの問い合わせメールが、迷惑メールに振り分けられる
- 朝に読んだはずのメールが、夕方また未読で戻ってくる
4件とも、原因は別々でした。そして2件は、移管作業そのものが引き起こしていました。
この記事は、その4件をどう切り分けて、何をしたかの記録です。メールの移管をこれから頼む方が、何が起きるかを先に知っておくための材料にしてください。
最初に：作業する場所は3つある
メールの移管でいちばん混乱するのは、「いま、どこで操作しているのか」です。場所は3つあります。
- 移す前のサーバーの管理画面。これまでメールを受けていた場所です
- 移す先のサーバーの管理画面。新しくメールを受ける場所です
- 住所録。「このドメイン宛のメールは、どのサーバーへ届けるか」を世界中に教えている台帳です。専門的にはDNSと呼びます
ここに落とし穴があります。住所録は、どちらか一方の管理画面だけが本物です。
今回のケースでは、新しいサーバーの管理画面にも「住所録の編集」というページがありました。開くと、それらしい内容がずらりと並んでいます。ところが実際に世界中が見ているのは、古いサーバー側の住所録でした。両方の中身を実際に取り寄せて比べると、値が違っていました。新しい側の画面は、誰にも参照されていなかったのです。
もし気づかずに新しい側を直していたら、「設定したのに何も変わらない」で何時間も溶かしていました。作業前に、どちらが本物かを必ず確かめてください。
覚える言葉は3つだけ
この先の話に必要な言葉は3つです。
- メールの受け取り方が2種類ある。パソコンに丸ごとダウンロードして、サーバーからは消す方式（POPと呼びます）と、サーバーに置いたまま見に行く方式（IMAPと呼びます）です。この違いが、あとで効いてきます
- 電子署名。「このメールは確かにこの会社のサーバーから出ました」という封蝋のようなものです。受け取った側は、これを見て本物かどうかを判断します（DKIMと呼びます）
- なりすまし対策。「うちの名前を騙るメールが来たら、こう扱ってください」と受信側に宣言しておく仕組みです（DMARCと呼びます）。何もしない、迷惑メールに入れる、受け取らない、の3段階があります
手順0：メールの「配送記録」を見る
【どこで確認するか】届いたメールそのもの
迷惑メールの相談は、推測で答えると必ず外します。実物を見ます。
メールには、本文のほかに「どこを通って届いたか」の記録が付いています。Gmailなら、該当のメールを開いて右上の「⋮」から「メッセージのソースを表示」で見られます。Outlookなら、メールを開いて「ファイル」→「プロパティ」です。
見るのは、記録のいちばん下の行です。そこに最初に受け付けたサーバーが書かれています。
| 記録にある言葉 | 意味 |
|---|---|
| ESMTPA（末尾にA） | ログインして送信された。つまり本当にその人のアカウントから出ている |
| ESMTP（Aが無い）＋見知らぬIPアドレス（送信元の住所） | ログインなしで外から投げ込まれた。差出人の欄を書き換えただけの偽物 |
この1文字の違いが、「乗っ取られたのか」「名前を騙られただけか」の分かれ目です。今回の申告は、すべて後者でした。
申告1：移行してから迷惑メールが増えた
【どこで確認するか】新旧それぞれのサーバーに残っているメール
届いていたのは「ご利用のアカウントでメール送信が確認されています」という件名のメールでした。自分のアドレスから自分宛てに届くので、乗っ取られたように見えます。
配送記録を見ると、海外のサーバーからログインなしで投げ込まれたものでした。乗っ取りではありません。
次に「本当に増えたのか」を数えました。移行の3日前から、毎日4〜7通が届いていました。増えてはいません。
ではなぜ増えたように見えたのか。原因はこちらにありました。
メールの移管では、切り替えのあとも数日は古いサーバーに何通か届きます。世界中の住所録が入れ替わるまでに時間差があるためです。取りこぼしは許されません。そこで30分おきに、古いサーバーから新しいサーバーへメールを運ぶ仕組みを動かしていました。
この仕組みが、偽メールも律儀に運んでいました。本来なら古いサーバーの中で止まっていたはずのものを、わざわざ新しい受信トレイまで届けていたわけです。
対処は簡単でした。運ぶ対象から「差出人が偽装されているメール」を外します。
申告2：取引先に、自分のアドレスで迷惑メールが届いている
【どこで確認するか】相手から転送してもらったメールの配送記録
申告1と同じ手口です。差出人の欄だけを書き換えて、世界中のあちこちから送られています。送っている側は、その会社のサーバーにも、担当者のパソコンにも触れていません。
この種類の偽メールは、こちらのサーバーをいくら守っても止まりません。止められるのは受け取る側だけです。だから「うちの名前を騙るメールが来たら、こう扱ってください」と宣言しておく必要があります。これが、さきほどの3つめの言葉、なりすまし対策です。
ただし、これを強めるのは移管作業の最後にします。理由は後述します。
申告3：問い合わせフォームのメールが迷惑メールに入る
【どこで確認するか】届いた通知メールの配送記録と、電子署名の有無
これは完全にこちらが原因でした。
電子署名は、新旧のサーバーで同じ名前の鍵を使う仕様になっていました。同じ名前は2つ登録できません。そこで新しい鍵を入れるために、古いサーバー側の署名を止めました。
ところが、ホームページはまだ古いサーバーにありました。問い合わせフォームの通知メールも、古いサーバーから送られています。署名を止めたことで、フォームの通知だけが封蝋の無い手紙になったわけです。差出人は会社のアドレス、でも署名は無い。受け取る側から見れば、偽物と区別がつきません。
対処は、フォームの送信経路を変えることでした。それまでは、ホームページが置かれているサーバーの機能でそのまま送っていました。これを、新しいメールサーバーにログインして送る方式に切り替えます。通知に署名が戻りました。
設定を入れる場所は1か所にまとめ、ブラウザから開けない場所に置きました。ホームページ側は、その設定を読んで送るだけにします。設定ファイルの名前を変えれば元の方式に戻るので、うまくいかなければすぐ引き返せます。
切り替えたあとテスト送信をして、通知に署名が付いていること、宛先の受信トレイに届くことを確認しました。
申告4：読んだはずのメールが、また未読で戻ってくる
【どこで確認するか】その人のメールボックスの中身
これも、こちらが原因でした。しかも、ある条件の人にだけ起きます。
申告してきた方は、届いたメールをフォルダに自動で振り分けて使っていました。受信トレイに残さず、すぐ別のフォルダへ移す設定です。
ここに、30分おきの引き継ぎが噛み合います。
- 引き継ぎが、古いサーバーのメールを新しい受信トレイに入れる
- 振り分けの設定が、それを別のフォルダへ移す
- 30分後、引き継ぎが受信トレイを見る。さきほどのメールが無い
- 「まだ運んでいない」と判断して、もう一度入れる
これが延々と繰り返されていました。2日足らずで565通の重複です。本人から見れば、朝に処理したメールが夕方また未読で現れる、という現象になります。
この現象が起きたのは、29人のうちこの1人だけでした。他の方はメールをパソコンに丸ごとダウンロードする方式で、サーバー側の受信トレイをいじりません。サーバーに置いたまま整理する方式の人だけが、この状態になります。
対処は、その人を引き継ぎの対象から外すこと。すでに全員分のメールは運び終えていたので、外しても問題はありません。
教訓は「引き継ぎの運搬数が毎回ゼロに落ちているかを、人ごとに見る」です。ゼロに落ちない人がいたら、その人はメールを動かしています。合計だけ見ていると気づけません。
なりすまし対策を強める前に、必ず見るもの
申告2への対処として、最後になりすまし対策を強めます。ただし、いきなり強めてはいけません。
この仕組みには、集計レポートを毎日送ってもらう機能があります。「誰が、どこから、あなたの会社の名前でメールを送ったか」が全部載っています。強める前に、まずこれを読みます。
今回、1週間分のレポートには1,751通が記録され、そのうち1,272通が「不合格」でした。不合格のまま強めると、この1,272通が相手に届かなくなります。
中身を調べると、大半は偽メールではありませんでした。取引先10社が、この会社から届いたメールを社内の別アドレスへ自動転送していた分です。
メールは転送されると、封蝋が壊れます。転送した会社が自分の名前で封をし直しますが、それは元の差出人の会社名とは一致しません。だから機械的には不合格になります。送る側では直せない性質のものです。
そこで、対策は3段階のうち真ん中で止めました。
| 段階 | 相手側での扱い | 転送されたメールはどうなるか |
|---|---|---|
| 何もしない | そのまま受信トレイ | 届く（偽メールも届く） |
| 迷惑メールに入れる | 迷惑メールフォルダへ | 消えない。気づけば拾える |
| 受け取らない | 拒否 | 消える。気づけない |
「受け取らない」まで上げれば偽メールは確実に止まりますが、取引先の転送も一緒に消えます。消えたことに誰も気づけないのが怖いところです。真ん中なら、迷惑メールフォルダを見れば拾えます。
また、年末にメール配信サービスを使う予定があったので、そのサービスが使っているアドレスだけは対象から外しました。年賀状の案内が全部止まる事故を避けるためです。
住所録の変更が世界中に行き渡るまでは、30分ほどかかりました。
つまずき早見表
| 起きたこと | 原因 | 対処 |
|---|---|---|
| 設定を直したのに何も変わらない | 参照されていない側の管理画面を編集していた | どちらの住所録が本物かを、実際に値を取り寄せて確かめる |
| 移行後に迷惑メールが増えたと言われる | 引き継ぎの仕組みが、古いサーバーの迷惑メールも運んでいる | 運ぶ対象から偽装メールを外す |
| フォームの通知が迷惑メール扱いになる | 古いサーバーの電子署名を止めたため、署名が消えた | フォームの送信を新しいサーバー経由に切り替える |
| 同じメールが何度も受信トレイに戻る | サーバーに置いたまま整理する方式の人に、引き継ぎが繰り返し入れている | その人を引き継ぎの対象から外す |
| 偽メールを転送してもらい、返信したらエラーで戻る | 引用部分に偽メールの本文とリンクが入り、送信側の検査に引っかかった | 返信ではなく、引用なしの新規メールで返す |
最後の行は、実際に起きて肝を冷やしました。お客様からの申告に返信したところ、12秒後にエラーで戻ってきて、宛先の誰にも届いていませんでした。止めていたのは相手のサーバーではなく、こちら側の送信検査です。引用に含まれていた偽メールの本文とリンクが原因でした。件名を変えて、引用なしで送り直して解決しています。
終わったかどうかの確かめ方
移管が本当に終わったかは、次の3つで判断できます。
- 古いサーバーから出ていくメールがゼロになっているか。メールソフトだけでなく、複合機のスキャン送信、ホームページのフォーム、配信サービスまで含めて洗い出します。1つでも残っていると、そこだけ署名の無いメールが出続けます
- 古いサーバーのメールアカウントを全部消したか。残しておくと、同じ会社のサーバー内で送られたメールが古い箱に落ちてしまい、誰も気づきません
- 新しいサーバーに、過去のメールが全部入っているか。消す前に、古い側と新しい側でメールを1通ずつ突き合わせて確かめます。今回は最後の照合で12通の差が出ましたが、全部が偽メールで、正規のメールの取りこぼしはゼロでした
正直に書いておくこと
- 偽メールはゼロにはなりません。なりすまし対策が効くのは、それを尊重する受信側だけです。相手のサーバー次第で、すり抜けるものは残ります
- 社内に届く分が止まるかは、使っているサーバー次第です。自分の宣言を、自分のサーバーが尊重するとは限りません。ここは数えて確かめます。設定した翌日に、実際に迷惑メールフォルダへ入るようになったかを見ます
- 移管の作業量は、メールの容量では測れません。今回、17GBのコピー自体は1日半で終わっています。時間を食ったのは別の部分でした。利用者一人ひとりの設定変更、メールソフト以外の送信元の洗い出し、そして移管後に届く「何かおかしい」への切り分けです
- 無料の移転代行にメールは含まれません。サーバー会社の移転代行はホームページのデータが対象で、メールは範囲外です。頼める部分と自分でやる部分を、見積もりの前に分けておくことをおすすめします
要点
- 移管後の「迷惑メールが増えた」は、まず配送記録を見る。増えたのか、運んでいるのかで対処が正反対になる
- メールソフト以外の送信元（複合機・フォーム・配信サービス）を先に洗い出す。ここを残すと、そこだけ迷惑メール扱いになる
- なりすまし対策を強める前に、集計レポートで取引先の転送を確認する。いきなり最強にすると、届かなくなったことに誰も気づけない
